SYSTEMS CONCEPTS OF CBIS

CHAPTER 2

SYSTEMS CONCEPTS OF CBIS

General Systems Theory

Sebagian besar konsep sistem berkaitan dengan CBIS, yang dapat ditemukan dalam sekumpulan prinsip yang dikenal sebagai General Systems Theory (GST). Suatu sistem adalah sekumpulan komponen terkait yang bekerja untuk mencapai sasaran atau tujuan. Pengembang CBIS dan para manajer sering mengartikan GST sebagai suatu pemahaman bagaimana sistem kerja. GST menunjukkan bahwa proses sistem memproses input menjadi output, mengintegrasikan pengetahuan dari banyak disiplin ilmu, mempunyai komponen berbeda yang terbaik, dan harus diatur untuk mencapai tujuan ke arah yang diorientasikan.

Karakteristik Sistem

1. Systems transform inputs to outputs

2. Systems are interdisciplinary

3. Systems are holistic

4. Systems are differentiated

5. Systems are synergistic

6. Systems are hierarchical

7. Systems must be regulated

8. System are goal-oriented

Pendekatan Sistem

Beberapa pendekatan sistem bermanfaat dalam mempelajari CBIS, yaitu : disain sistim, peningkatan sistem, dan analisis sistem.

1. Desain sistim

The Scientific methods

Pendekatan yang sistematis untuk memecahkan masalah sering disebut The Scientific methods dan dihubungkan dengan Aristoteles. The Scientific methods terdiri dari lima langkah :

1. Memperjelas masalah
2. Membuat hipotesis
3. Observasi dan eksperimen
4. Menginterpretasikan pengamatan
5. Membuat kesimpulan

Proses Pengambilan Keputusan

Dewey menggunakan lima langkah serupa untuk menguraikan suatu proses " logical reflection", dan Ducker menggunakan lima proses langkah untuk pembuatan keputusan manajemen :

1. Mendefinisikan masalah
2. Analisa masalah
3. Membuat solusi alternatif
4. Memilih solusi yang terbaik
5. Mempraktekkan keputusan ke dalam tindakan yang efektif

Manajemen Keputusan

Penerapan the scientific method ke manajemen pembuatan keputusan dinyatakan lagi oleh Simon :

1. Mencari data dan permasalahan
2. Mebuat dan meneliti alternatif
3. Memilih alternatif yang terbaik

Tahap pengambilan keputusan ini, oleh Simon disebut intelligence, design, dan choice, sangat membantu dalam pemahaman proses dicision support dalam CBIS.

Proses Analisis Kuantitatif

Hal lain yang menyangkut scientific method dalam studi CBIS adalah proses analisis kuantitatif yang digambarkan oleh Anderson, Sweeney dan Williams pada tahun 1976 :

a. menggambarkan masalah

b. mengembangkan suatu model

c. menyiapkan data

d. memecahkan model

e. menghasilkan laporan

Penggunaan model dalam CBIS yang dibantu dengan pengambilan keputusan menjadi sangat baik jika dibuat perpustakaan program perangkat lunak yang dihubungkan dengan CBIS yang dikenal sebagai model base.

Disain sistim

Disain sistim sebagai suatu pendekatan memecahkan permasalahan dihubungkan dengan sistem, lebih sederhana dari scientific method, tetapi desain sistem juga menyertakan prinsip GST. Hanya tidak ada persetujuan universal atas suatu pendekatan sistem, bukan persetujuan atas karakterisitk disain sistim. Versi yang dibahas di sini adalah hasil pendekatan sistem itu sendiri, yang disatukan dari penafsiran disain sistim yang berbeda, tetapi hal itu menggambarkan pekerjaan Van Gigch :

a. menggambarkan masalah

b. mengidentifikasikan batasan sistem, suprasystem, dan hubungan dengan lingkungan sistem.

c. menetapkan sasaran hasil sistem

d. mencari dan menghasilkan alternatif.

e. Mengidentifikasikan keluaran yang menyangkut alternatif

f. mengevaluasi alternatif dengan membandingkan keluaran dengan sasaran hasil

g. memilih alternatif yang terbaik

h. menerapkan keputusan

2. Sistem Peningkatan

Peningkatan sistem adalah mengurangi dan introspektif. Peningkatan sistem melihat ke dalam dan memproses dari yang umum ke spesifik. Sedangkan disain sistim berorientasi pada masa depan dan usaha memprediksikan apa yang akan terjadi, peningkatan sistem melihat ke masa lalu dan mencoba untuk memperbaiki penyimpangan dari sasaran hasil sistem. Suatu versi yang dihasilkankan oleh Van Gigch, yang akan bertindak sebagai model :

a. menggambarkan masalah

b. menggambarkan subsistem

c. mengamati perilaku dari subsistem

d. membandingkan perilaku yang diamati dengan sasaran hasil

e. mengurai permasalahan ke submasalah

f. mengoreksi sistem dengan submasalah.

3. Sistem Analisa

Istilah analisa sistem digunakan dalam suatu pengertian yang agak dibatasi untuk menguraikan pendekatan sistem terhadap pengembangan CBIS. Secara harfiah, analisa merupakan kebalikan sintese. Proses sintese membangun keseluruhan dari komponen, sedangkan suatu proses analitik mengidentifikasi komponen secara utuh.

Mengapa analisa sistem sedemikian penting dalam pengembangan CBIS? Jawabannya adalah analisa sistem itu tidak diterapkan kepada sistem di bawah pengembangan, tetapi terhadap sistem yang sedang digantikan. Sistim informasi yang ada, baik sistem manual atau hanya sebagian yang diotomatisasikan, apakah mengurangi bagian komponennya untuk menyajikan gambaran yang lebih jelas dari apa yang harus dicapai oleh sistem baru. Analisa memusat pada kebutuhan informasi para manajer yang dilayani oleh CBIS, kedua kebutuhan itu dicukupi oleh sistem yang berjalan dan kebutuhan yang tidak tercukupi itu yang harus dicukupi oleh sistem yang baru.

Organisasi sebagai Sistem

Organisasi adalah sistem, karakterisitk sistem sebagai suatu organisasi, masukannya, keluaran, proses, mekanisme kendali, dan sebagainya, dicerminkan dalam organisasi CBIS.

1. Masukan

Data

Pertama, suatu perbedaan ada karena informasi dan data. Data masukan adalah koleksi fakta tentang unsur-unsur lingkungan : konsumen, para penyalur, pesaing, pemerintah, dan semacamnya. Data yang dikumpulkan oleh organisasi disebut data primary, sedangkan data yang dikumpulkan oleh para agen lain disebut data sekunder.

Informasi

Informasi, yang pada umumnya mempertimbangkan suatu keluaran dari suatu sistim informasi, juga merupakan suatu masukan ke dalam organisasi. Penjelasan tentang pertentangan nyata ini berada dalam fakta bahwa banyak sistim informasi dalam lingkungan dan keluarannya dari sistem informasi tersebut bertindak sebagai masukan ke dalam organisasi.

2. Keluaran

Data

Beberapa data, keluar dari sistem tidak diubah. Kadang, suatu sistem menerima masukan data dari lingkungan sistem, hal itu juga menghasilkan data yang menjadi masukan ke dalam lingkungan sistem.

Informasi

Kebanyakan informasi yang diproduksi dalam suatu sistem digunakan secara internal, oleh manajer, dan tidak nampak sebagai keluaran sistem. Betapapun, informasi yang diproduksi merupakan bagian dari sistem CBIS, sebenarnya suatu subsistem organisasi dan alat penghubung dengan lingkungannya dan tidak harus dengan lingkungan sistem.

3. Proses

Perubahan dari input menjadi output

4. Peraturan

Organisasi dikendalikan oleh para manajer. Para manajer menerima hasil sasaran dan tujuan dari lingkungan perusahaan, dan mereka membandingkan untuk mengeluarkan instruksi sesuai.

Karakteristik Lain Sistem

1. Organisasi adalah interdisciplinary

2. Organisasi holistic

3. Organisasi adalah diferensial

4. Organisasi synergistic

5. Organisasi hirarkis

6. Organisasi adalah gol diorientasikan

Ringkasan

Suatu sistem adalah sekumpulan komponen yang terkait yang bekerja bersama untuk mencapai sasaran atau tujuan. Pengembang CBIS dan para manajer sering membelokkan ke teori sistem umum/general system teory(GST) untuk pemahaman bagaimana sistem bekerja. GST menunjukkan bahwa sistem memproses input menjadi output, mengintegrasikan pengetahuan dari banyak disiplin akademis, mempunyai komponen berbeda dan terbaik secara keseluruhan, dan harus diatur untuk mencapai tujuan ke arah yang diorientasikan.

Walaupun GST membantu untuk memahami sistem, tidak semua orang setuju bahwa hal itu benar atau teori pemecahan masalah. Kritikus GST mengakui bahwa suatu pendekatan holistic tidak mungkin dapat dipraktekkan secara kompleks, sistem berteknologi tinggi dan spesialisasi yang ditanggalkan oleh GST mungkin perlu.

Permasalahan mengenai sistem meminta solusi sistem. Tiga pendekatan untuk memecahkan permasalahan sistem adalah disain sistim, peningkatan sistem, dan analisa sistem. Disain sistim, yang mendukung scientific method dan GST, bermanfaat dalam perencanaan untuk sistem baru, dan peningkatan sistem adalah suatu pendekatan yang baik untuk mengoreksi defisiensi dalam sistem yang sedang berjalan. Analisa sistem adalah pendekatan sistem terhadap pengembangan CBIS yang mengkombinasikan peningkatan sistem (sistem tua atau manual) dan disain sistim (sistem baru atau otomatis).

CBIS adalah subsistem organisasi. CBIS menggunakan informasi dan data untuk mencerminkan secara fisik bagian organisasi sistem. Untuk memahami CBIS, pertama harus mengenali dan memahami karakterisitik sistem dari secara fisik organisasi.