THE AUTOMATED OFFICE

CHAPTER 12

THE AUTOMATED OFFICE

Definisi Automated System

Komponen Automated Office dan Fungsi Utamanya

Word Processing	Memudahkan persiapan penulisan dokumen.
Electronic mail	Memperbolehkan menulis pesan yang dikirim secara elektronik
Voice mail	Memperbolehkan pesan percakapan yang dikirim secara elektronik
Facsimile	Memperbolehkan semua dokumen yang dikirim secara elektronik
Teleconferencing	Secara elektronik mempertemukan peserta konferensi/rapat bersama meski berada pada tempat yang berbeda
Telecommuting	Memperbolehkan pekerja bekerja di rumah
Personal computing	Menempatkan keputusan yang komputasional mendukung pekerja.
Computer terminals	Menyediakan akses terhadap materiyang disimpan secara elektronik dan komponen lain dari automated office.
Micrographics	Menyimpan dokumen pada microfilm untuk pencarian yang mudah.

Suatu automated office adalah suatu multifunction, terintegrasi, sistem berbasis komputer yang meliputi banyak aktivitas kantor yang dilakukan secara elektronik.

Daya Dorong Automated Office

Otomasi kantor dapat mengakibatkan peningkatan produktivitas untuk sekretaris, manajer dan profesional lain.

Perencanaan Penerapan Automated Office

Perrtumbuhan jumlah organisasi mendapat keuntungan dari otomasi kantor, hal yang pantas dipertimbangkan adalah usaha yang diperlukan dalam rangka menerima manfaat tersebut. Otomasi kantor memerlukan dukungan dan keterlibatan top manajemen.

WORD PROCESSING

Keuntungan dari Word Processing

Law firms	Pengolah kata mengetik dokumen lebih cepat dan teliti. Fitur paragrap yang disimpan dari pengolah kata ideal untuk menghasilkan dokumen standard seperti yang dikehendaki.
Insurance firms	Pengolah kata digunakan untuk mengetik surat dengan cepat,.
Medical offices	Rumah sakit dan praktek medis menemukan pengolah kata yang tidak ternilai dalam menyiapkan surat perjanjian pertemuan, surat tagihan, dan aplikasi asuransi
Accounting firms	Suatu pengolah kata, terutama kemampuan matematika, dapat dengan cepat dan teliti menyiapkan laporan audit dan laporan keuangan.
Small businesses	Suatu bisnis kecil dapat menggunakan pengolah kata sebagai sistem bisnis total - untuk mempercepat pengetikan, menghandle inventarisasi, menyiapkan daftar gaji, dan menyimpan catatan-untuk meminimalisasi biaya personil.
Large companies	Pengolah kata dapat melakukan pengetikan untuk semua keperluan kantor, atau departemen individu dapat melakukan pengetikan untuk keseluruhan keperluan kantor, atau memelihara otonomi dengan pengolah kata yang berdiri sendiri. Perangkat lunak dapat membuat pengolah kata menyesuaikan kebutuhan akuntansi, inventori, rancang-bangun, atau departemen lain, dan paket komunikasi dapat mempercepat aliran pekerjaan tulis menulis antara kantor atau departemen.

Pada pertengahan tahun 1970, pabrik komputer mulai menawarkan perangkat lunak pengolah kata untuk mesin mereka. Pengembangan ini membawa data dan pengolah kata bersama-sama dalam suatu peralatan tunggal.

Sekarang ini, perusahaan mencari suatu kemampuan pengolah kata yang mempunyai empat pilihan utama : ( 1) mesin ketik yang mengedit tulisan; ( 2) sistem display yang berdiri sendiri; ( 3) sumber daya system yang di-share; dan ( 4) perangkat lunak pengolah kata untuk mikro, mini, dan komputer mainframe.

1. Text – Editing Typewriters

Mesin ketik pengedit tulisan, atau mesin ketik elektronik, sebagaimana kadang disebut, biasanya memiliki sedikit kemampuan menyimpan, mengedit, dan mencetak dibanding pengolah kata lain. Bagaimanapun, mesin ketik tersebut berharga lebih murah. Kunci fungsi khusus mendukung manipulasi materi textual. Semua penyimpanan secara internal ke dalam mesin ketik. Mesin ketik bertindak sebagai alat output sendiri.

2. Stand – Alone Display Systems

Tingkatan berikutnya dari kemampuan pengolah kata, dan juga harga, disajikan oleh system display yang berdiri sendiri. Masing-Masing stasiun kerja berdiri sendiri dan tidak terbagi dengan sumber daya manapun dengan pengolah kata lain. Suatu layar CRT menampilkan pesan dari pengolah kata kepada user, seperti halnya instruksi dan teks yang dimasukkan oleh user. Fungsi khusus memudahkan persiapan material textual. Ada penyimpanan eksternal, yang umumnya disajikan oleh disket. Pada bagian terpisah, memasang printer yang digunakan untuk output. Wangwriter juga merupakan sistem display yang berdiri sendiri. Sebagai tambahan yang bertindak sebagai pengolah kata, dapat digunakan untuk komputasi pribadi, juga mempunyai kemampuan komunikasi yang mendukung kemampuan otomasi kantor lain, seperti e-mail.

3. Shared – Resource Systems

Sistem yang paling canggih dan mahal menonjolkan berbagai stasiun-kerja yang berbagi sumber daya. sumber daya yang terbagi meliputi pengolah pusat, program perangkat lunak, penyimpanan eksternal, dan satu atau lebih printer. Keuntungan sumber daya sistem yang terbaggi meliputi kapasitas penyimpanan yang lebih (yang disajikan oleh hard-disk), perangkat lunak yang lebih canggih, kemampuan yang menangani teks superior, pekerjaan terbagi antar stasiun-kerja, dan pilihan input/output tambahan( seperti input Optical Character Reader (OCR)).

4. Word Processing Software For Micro-, Mini-, And Mainframe Computers

Mikro-, mini-, dan komputer mainframe mempunyai banyak bagian komponen sistem yang pengolah kata : terminal visual display, unit pengolahan pusat, penyimpanan, dan printer. Suatu komputer dengan perangkat lunak pengolah kata cenderung mempunyai kemampuan lebih sedikit dibanding sistem pengolah kata yang dedicated sebab keseluruhan sistem tidaklah dirancang dengan pengolah kata dalam pikiran. Bagaimanapun, suatu komputer mempunyai fleksibilitas dalam perangkat lunak pengolah kata yang dapat dengan mudah digantikan dengan perangkat lunak untuk aplikasi lain.

Kemampuan pengolah kata

1. Input

2. Editing

3. Penyimpanan

4. Output

5. Kemampuan tambahan: ejaan cek, fungsi matematika, akuntansi dasar, electronic filling.

Sistem Komunikasi Berbasis Komputer

1. E-mail

Keuntungan e-mail :

a. Komunikasi lebih cepat

b. Mengurangi pengetikan dan biaya surat

c. Komunikasi yang lebih efektif

d. Akses pesan yang cepat.

2. Voice mail

Berbagai masalah cenderung dihubungkan dengan penggunaan telepon :

1. Etiket telepon
2. Gangguan
3. Perubahan informasi tidak sempurna
4. Komunikasi yang terlambat atau kesempatan yang hilang
5. Pertukaran sosial yang tidak produktif

3. Faksimili

4. Teleconferencing

Dua orang atau lebih yang sedang berkomunikasi secara elektronik dari tempat yang berbeda.

1. Audio Conference: hanya ada voice communicating(conference call)
2. Audio graphic conferencing: kombinasi transmisi audio dengan kemampuan grafis, seperti grafis display, facsmili, atau freeze-frame video.
3. Video conferencing: menggunakan dua cara, video yang penuh gerakan dikombinasikan dengan audio untuk suatu simulasi pertemuan face-to-face.

5. Telecommuting

Memperbolehkan karyawan tertentu untuk bekerja dari rumah mereka menggunakan terminal komputer.

6. Personal computing

Alasan utama para manajer dan profesional menggunakan personal komputer adalah meningkatkan produktivitas mereka.

7. Micrographic

beberapa kantor membutuhkan file, pememeliharaan, dan mencari jumlah textual yang besar dan informasi grafis. Ketika sistem melakukan hal ini melibatkan dokumen/catatan/kertas, ada sejumlah permasalahan :

1. Harga
2. Waktu
3. Ruang/tempat
4. Kesalahan
5. Portabilitas. kertas dokumen tidak mudah dipindah-pindah.
6. Perlindungan. sukar melindungi dokumen/catatan/kertas dari akses yang illegal.

Ergonomik

Peralatan otomasi kantor kini dirancang dengan memperhatikan aspek ergonomik. Perhatian ini membuat peralatan otomasi kantor lebih nyaman dan mudah bagi digunakan.

Hubungan Otomasi Kantor dengan CBIS

Produk awal otomasi kantor, seperti mesin ketik pengedit teks dan peralatan faks, hanya mempengaruhi tugas klerikal dalam kantor. Secara umum, tugas tersebut tidak berhubungan dengan TPS, SIM atau DSS. Walaupun masih dalam kasus organisasi, situasi ini pelan-pelan mengubah dan perlu kelanjutan untuk melakukannya. Suatu alasan utama untuk perubahan ini adalah produk otomasi kantor sedang diperkenalkan untuk manajer dan profesional. Sebagian dari produk ini, seperti komputer pribadi, melayani suatu peran komplementer ke SIM dan DSS. Sebagai konsekuensi, ada suatu campuran aspek otomasi kantor tertentu dengan TPS, SIM dan DSS.

Otomasi kantor pada Illusion Bank

1. Remote dictation dan pengolah kata
2. E-mail
3. Sistem pencarian informasi yang spontan
4. Voice mail

Orang-Orang Yang Terlibat Dalam Otomasi Kantor

peralatan kantor yang diotomatkan mempunyai potensi untuk terus meningkatkan produktivitas kantor; bagaimanapun, hal itu selalu diingat bahwa orang menjadi bagian terpenting dari sistem perkantoran. Sebagai konsekwensi, manajemen harus memastikan bahwa otomasi kantor akan diterima dan digunakan secara efektif oleh karyawan kantor untuk meningkatkan produktivitas yang diinginkan terealisisasi.

Permasalahan Otomasi Kantor

Di samping kemajuan dalam mengotomatiskan kantor, permasalahan yang timbul menyebabkan beberapa organisasi menahan. Permasalahan ini meliputi kebingungan atas produk apa yang dibeli, ketidak-pastian atas dampak otomasi kantor, sikap negatif ke arah peralatan otomasi kantor yang dipegang oleh beberapa para pekerja kantor, dan berhubungan dengan seberapa baik mengintegrasikan komponen otomasi kantor.