THE AUTOMATED OFFICE

CHAPTER 12

THE AUTOMATED OFFICE

Definisi Automated System

Komponen Automated Office dan Fungsi Utamanya

Word Processing	Memudahkan persiapan penulisan dokumen.
Electronic mail	Memperbolehkan menulis pesan yang dikirim secara elektronik
Voice mail	Memperbolehkan pesan percakapan yang dikirim secara elektronik
Facsimile	Memperbolehkan semua dokumen yang dikirim secara elektronik
Teleconferencing	Secara elektronik mempertemukan peserta konferensi/rapat bersama meski berada pada tempat yang berbeda
Telecommuting	Memperbolehkan pekerja bekerja di rumah
Personal computing	Menempatkan keputusan yang komputasional mendukung pekerja.
Computer terminals	Menyediakan akses terhadap materiyang disimpan secara elektronik dan komponen lain dari automated office.
Micrographics	Menyimpan dokumen pada microfilm untuk pencarian yang mudah.

Suatu automated office adalah suatu multifunction, terintegrasi, sistem berbasis komputer yang meliputi banyak aktivitas kantor yang dilakukan secara elektronik.

Daya Dorong Automated Office

Otomasi kantor dapat mengakibatkan peningkatan produktivitas untuk sekretaris, manajer dan profesional lain.

Perencanaan Penerapan Automated Office

Perrtumbuhan jumlah organisasi mendapat keuntungan dari otomasi kantor, hal yang pantas dipertimbangkan adalah usaha yang diperlukan dalam rangka menerima manfaat tersebut. Otomasi kantor memerlukan dukungan dan keterlibatan top manajemen.

WORD PROCESSING

Keuntungan dari Word Processing

Law firms	Pengolah kata mengetik dokumen lebih cepat dan teliti. Fitur paragrap yang disimpan dari pengolah kata ideal untuk menghasilkan dokumen standard seperti yang dikehendaki.
Insurance firms	Pengolah kata digunakan untuk mengetik surat dengan cepat,.
Medical offices	Rumah sakit dan praktek medis menemukan pengolah kata yang tidak ternilai dalam menyiapkan surat perjanjian pertemuan, surat tagihan, dan aplikasi asuransi
Accounting firms	Suatu pengolah kata, terutama kemampuan matematika, dapat dengan cepat dan teliti menyiapkan laporan audit dan laporan keuangan.
Small businesses	Suatu bisnis kecil dapat menggunakan pengolah kata sebagai sistem bisnis total - untuk mempercepat pengetikan, menghandle inventarisasi, menyiapkan daftar gaji, dan menyimpan catatan-untuk meminimalisasi biaya personil.
Large companies	Pengolah kata dapat melakukan pengetikan untuk semua keperluan kantor, atau departemen individu dapat melakukan pengetikan untuk keseluruhan keperluan kantor, atau memelihara otonomi dengan pengolah kata yang berdiri sendiri. Perangkat lunak dapat membuat pengolah kata menyesuaikan kebutuhan akuntansi, inventori, rancang-bangun, atau departemen lain, dan paket komunikasi dapat mempercepat aliran pekerjaan tulis menulis antara kantor atau departemen.

Pada pertengahan tahun 1970, pabrik komputer mulai menawarkan perangkat lunak pengolah kata untuk mesin mereka. Pengembangan ini membawa data dan pengolah kata bersama-sama dalam suatu peralatan tunggal.

Sekarang ini, perusahaan mencari suatu kemampuan pengolah kata yang mempunyai empat pilihan utama : ( 1) mesin ketik yang mengedit tulisan; ( 2) sistem display yang berdiri sendiri; ( 3) sumber daya system yang di-share; dan ( 4) perangkat lunak pengolah kata untuk mikro, mini, dan komputer mainframe.

1. Text – Editing Typewriters

Mesin ketik pengedit tulisan, atau mesin ketik elektronik, sebagaimana kadang disebut, biasanya memiliki sedikit kemampuan menyimpan, mengedit, dan mencetak dibanding pengolah kata lain. Bagaimanapun, mesin ketik tersebut berharga lebih murah. Kunci fungsi khusus mendukung manipulasi materi textual. Semua penyimpanan secara internal ke dalam mesin ketik. Mesin ketik bertindak sebagai alat output sendiri.

2. Stand – Alone Display Systems

Tingkatan berikutnya dari kemampuan pengolah kata, dan juga harga, disajikan oleh system display yang berdiri sendiri. Masing-Masing stasiun kerja berdiri sendiri dan tidak terbagi dengan sumber daya manapun dengan pengolah kata lain. Suatu layar CRT menampilkan pesan dari pengolah kata kepada user, seperti halnya instruksi dan teks yang dimasukkan oleh user. Fungsi khusus memudahkan persiapan material textual. Ada penyimpanan eksternal, yang umumnya disajikan oleh disket. Pada bagian terpisah, memasang printer yang digunakan untuk output. Wangwriter juga merupakan sistem display yang berdiri sendiri. Sebagai tambahan yang bertindak sebagai pengolah kata, dapat digunakan untuk komputasi pribadi, juga mempunyai kemampuan komunikasi yang mendukung kemampuan otomasi kantor lain, seperti e-mail.

3. Shared – Resource Systems

Sistem yang paling canggih dan mahal menonjolkan berbagai stasiun-kerja yang berbagi sumber daya. sumber daya yang terbagi meliputi pengolah pusat, program perangkat lunak, penyimpanan eksternal, dan satu atau lebih printer. Keuntungan sumber daya sistem yang terbaggi meliputi kapasitas penyimpanan yang lebih (yang disajikan oleh hard-disk), perangkat lunak yang lebih canggih, kemampuan yang menangani teks superior, pekerjaan terbagi antar stasiun-kerja, dan pilihan input/output tambahan( seperti input Optical Character Reader (OCR)).

4. Word Processing Software For Micro-, Mini-, And Mainframe Computers

Mikro-, mini-, dan komputer mainframe mempunyai banyak bagian komponen sistem yang pengolah kata : terminal visual display, unit pengolahan pusat, penyimpanan, dan printer. Suatu komputer dengan perangkat lunak pengolah kata cenderung mempunyai kemampuan lebih sedikit dibanding sistem pengolah kata yang dedicated sebab keseluruhan sistem tidaklah dirancang dengan pengolah kata dalam pikiran. Bagaimanapun, suatu komputer mempunyai fleksibilitas dalam perangkat lunak pengolah kata yang dapat dengan mudah digantikan dengan perangkat lunak untuk aplikasi lain.

Kemampuan pengolah kata

1. Input

2. Editing

3. Penyimpanan

4. Output

5. Kemampuan tambahan: ejaan cek, fungsi matematika, akuntansi dasar, electronic filling.

Sistem Komunikasi Berbasis Komputer

1. E-mail

Keuntungan e-mail :

a. Komunikasi lebih cepat

b. Mengurangi pengetikan dan biaya surat

c. Komunikasi yang lebih efektif

d. Akses pesan yang cepat.

2. Voice mail

Berbagai masalah cenderung dihubungkan dengan penggunaan telepon :

1. Etiket telepon
2. Gangguan
3. Perubahan informasi tidak sempurna
4. Komunikasi yang terlambat atau kesempatan yang hilang
5. Pertukaran sosial yang tidak produktif

3. Faksimili

4. Teleconferencing

Dua orang atau lebih yang sedang berkomunikasi secara elektronik dari tempat yang berbeda.

1. Audio Conference: hanya ada voice communicating(conference call)
2. Audio graphic conferencing: kombinasi transmisi audio dengan kemampuan grafis, seperti grafis display, facsmili, atau freeze-frame video.
3. Video conferencing: menggunakan dua cara, video yang penuh gerakan dikombinasikan dengan audio untuk suatu simulasi pertemuan face-to-face.

5. Telecommuting

Memperbolehkan karyawan tertentu untuk bekerja dari rumah mereka menggunakan terminal komputer.

6. Personal computing

Alasan utama para manajer dan profesional menggunakan personal komputer adalah meningkatkan produktivitas mereka.

7. Micrographic

beberapa kantor membutuhkan file, pememeliharaan, dan mencari jumlah textual yang besar dan informasi grafis. Ketika sistem melakukan hal ini melibatkan dokumen/catatan/kertas, ada sejumlah permasalahan :

1. Harga
2. Waktu
3. Ruang/tempat
4. Kesalahan
5. Portabilitas. kertas dokumen tidak mudah dipindah-pindah.
6. Perlindungan. sukar melindungi dokumen/catatan/kertas dari akses yang illegal.

Ergonomik

Peralatan otomasi kantor kini dirancang dengan memperhatikan aspek ergonomik. Perhatian ini membuat peralatan otomasi kantor lebih nyaman dan mudah bagi digunakan.

Hubungan Otomasi Kantor dengan CBIS

Produk awal otomasi kantor, seperti mesin ketik pengedit teks dan peralatan faks, hanya mempengaruhi tugas klerikal dalam kantor. Secara umum, tugas tersebut tidak berhubungan dengan TPS, SIM atau DSS. Walaupun masih dalam kasus organisasi, situasi ini pelan-pelan mengubah dan perlu kelanjutan untuk melakukannya. Suatu alasan utama untuk perubahan ini adalah produk otomasi kantor sedang diperkenalkan untuk manajer dan profesional. Sebagian dari produk ini, seperti komputer pribadi, melayani suatu peran komplementer ke SIM dan DSS. Sebagai konsekuensi, ada suatu campuran aspek otomasi kantor tertentu dengan TPS, SIM dan DSS.

Otomasi kantor pada Illusion Bank

1. Remote dictation dan pengolah kata
2. E-mail
3. Sistem pencarian informasi yang spontan
4. Voice mail

Orang-Orang Yang Terlibat Dalam Otomasi Kantor

peralatan kantor yang diotomatkan mempunyai potensi untuk terus meningkatkan produktivitas kantor; bagaimanapun, hal itu selalu diingat bahwa orang menjadi bagian terpenting dari sistem perkantoran. Sebagai konsekwensi, manajemen harus memastikan bahwa otomasi kantor akan diterima dan digunakan secara efektif oleh karyawan kantor untuk meningkatkan produktivitas yang diinginkan terealisisasi.

Permasalahan Otomasi Kantor

Di samping kemajuan dalam mengotomatiskan kantor, permasalahan yang timbul menyebabkan beberapa organisasi menahan. Permasalahan ini meliputi kebingungan atas produk apa yang dibeli, ketidak-pastian atas dampak otomasi kantor, sikap negatif ke arah peralatan otomasi kantor yang dipegang oleh beberapa para pekerja kantor, dan berhubungan dengan seberapa baik mengintegrasikan komponen otomasi kantor.

MANAGEMENT CONCEPTS AND CBIS

CHAPTER 3

MANAGEMENT CONCEPTS AND CBIS

Karakterisitik Manajemen

Ada dua pendekatan umum untuk menjelaskan manajemen yang memenuhi kebutuhan ini yang lebih baik, pandangan proses, yang menjelaskan manajemen sebagai siklus pekerjaan fungsi mandiri yang umum bagi para manajer, dan pandangan yang hirarkis, yang mempertimbangkan perbedaan dalam tanggung jawab berdasar pada tingkatan organisasi.

Proses Manajemen

1. Planning

Dalam fungsi perencanaan, para manajer menerjemahkan sasaran dan tujuan ke dalam tindakan spesifik.

2. Organizing

Organizing mengacu pada pen-strukturan sumber daya, penetapan divisi, departemen, bagian, dan sebagainya, dalam rangka menyelesaikan rencana organisasi ke dalam cara yang paling efisien.

3. Staffing

Walaupun staffing adalah suatu istilah yang biasa hanya digunakan untuk menguraikan pengadaan sumber daya manusia, dalam proses manajemen juga digunakan untuk umum yang meliputi pengadaan semua sumber daya dalam fungsi organizing.

4. Coordinating

Coordinating kadang disebut memimpin, menggerakkan, atau berkomunikasi. Dengan nama tersebut, mengacu pada pelaksanaan nyata dari rencana yang dibuat lebih awal dalam proses manajemen.

5. Controlling

Para manajer mengendalikan aktivitas organisatoris dengan membandingkan pencapaian nyata dengan pencapaian yang direncanakan dan tindakan korektif yang memicu untuk memperbaiki perbedaan.

Hirarki Manajemen

Pendekatan kedua untuk mengamati karakteristik manajemen berdasar pada hirarki tingkatan organisasi dari para manajer yang beroperasi. Walaupun suatu organisasi mempunyai sejumlah tingkatan hirarkis, kita hanya mempertimbangkan tiga tingkatan manajemen : top, middle, supervisory or first line.

LEVEL AKTIVITAS

Top Perencanaan Strategi

Middle Kontrol Manajemen

First-line Kontrol Operasional

Hubungan Antara Proses dan Hirarki

Pandangan hirarkis manajemen penting karena dua pertimbangan: kebutuhan informasi cenderung berbeda pada tingkat manajemen yang berbeda, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyajikan kepada fungsi manajemen dengan tingkatan perencanaan manajemen.

Peran CBIS dalam Manajemen

Tiga kemampuan dasar CBIS yang dilibatkan mendukung proses manajemen : penggenerasian laporan, pemeriksaan proses, dan analisa data. Semua kemampuan CBIS mendukung beberapa fungsi manajemen sampai taraf tertentu, tetapi kemampuan tertentu lebih penting dalam beberapa fungsi lainnya.

Penggenerasian Laporan

1. Scheduled Report

Scheduled Report dibuat pada waktu tertentu (harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya) untuk mencukupi kebutuhan yang berulang yang secara penuh diantisipasi ketika CBIS dirancang.

2. On Call Reports

On-call report juga mengantisipasi kebutuhan, tetapi tidak diproduksi kecuali jika dibutuhkan.

3. Special Report

Special reports disiapkan untuk mencukupi kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi.

4. Report Detail

Laporan juga dapat digolongkan oleh tingkatan detilnya. Laporkan yang memberi semua informasi yang tersedia disebut laporan detil. Para manajer jarang memerlukan informasi semacam ini , walaupun umumnya CBIS membuatnya. Lebih sering, manajemen membutuhkan summary report, yang menggunakan ukuran ringkasan statistik (total, rata-rata, ranges, simpangan, dan seterusnya) untuk mengurangi volume laporan. Meski demikian lebih baik untuk kebutuhan manajemen adalah exception reports, yang hanya mendaftar informasi tertentu di luar parameter yang digambarkan.

Manajemen Penggunaan Laporan

Sebagai alat informasi yang utama dalam CBIS, penggenerasian laporan dapat diharapkan mempunyai aplikasi yang luas kepada fungsi manajemen. Walaupun hal ini benar, dalam prakteknya kebutuhan terbesar untuk informasi terjadi dalamcontrolling dan coordinating.

Proses Pemeriksaan

Penggunaan sistem management database ( DBMS) sangat meningkatkan proses pemeriksaan. Dengan DBMS, para manajer dapat menghasilkan laporan khusus pada hampir semua sibjek dengan beberapa perintah sederhana. Tentu saja, basic data diperlukan untuk menghasilkan laporan, pada umumnya data ditangkap selama proses transaksi, harus ada dalam database. Karena pemeriksaan adalah alternatif untuk laporan khusus, para manajer perlu mempertimbangkan keuntungan dan kerugiannya sebelum memutuskan mana yang akan digunakan. Tiga faktor yang mempengaruhi pilihan:

1. kemampuan para pemakai untuk memproses suatu pemeriksaan
2. urgensi dari kebutuhan informasi
3. dan volume output yang diharapkan.

Manajemen Penggunaan Proses Pemeriksaan

Ketika kebutuhan informasi untuk staffing, coordinating, atau controlling ringkas, proses pemeriksaan mungkin merupakan cara yang terbaik untuk memperoleh informasi.

Analisis Data

Dalam pemakaian yang ilmiah, analisa berarti menguji secara detil. Dengan cara yang sama, analisa data digunakan untuk mengidentifikasi subsets data yang mungkin menyampaikan informasi yang tersembunyi ke para manajer. Biasanya menggunakan model- analisis, regresi linier, pemrograman linier, dan analisa inventarisasi- dipertahankan dalam model dasar pada alat penyimpanan on-line. Program komputer yang memerlukan salah satu model ini yang sederhana membutuhkan model yang sesuai ketika diperlukan untuk meng-analisis data.

Manajemen Penggunaan Analisis Data

Sebagai fungsi manajemen yang kreatif, perencanaan bisa dipastikan memerlukan informasi yang tidak siap dalam data mentah tetapi harus dikembangkan oleh metoda analitis. Orientasi masa depan perencanaan juga menuntut kemampuan CBIS untuk meramalkan salah satu aplikasi metoda mathematical yang utama, seperti analisis regresi, yang biasanya ditemukan di dalam model base. Sebagian dari penggunaan analisa data dalam perencanaan meliputi jadwal produksi, pemilihan lokasi fasilitas, memilih peluang alternatif investasi, dan mengembangkan strategi pemasaran.

Fungsi controlling sering difasilitasi oleh alat manajemen proyek yang mendukung CBIS seperti PERT (program evaluation review technique) dan CPM(critical path method).

Dampak CBIS pada Manajemen

Dampak komputer (dalam hal ini CBIS) pada manajemen :

1. ada suatu prediksi mengurangi tanggung-jawab middle management.

2. komputer tidaklah menggantikan para manajer tetapi digunakan oleh para manajer.

Sebagai ganti perubahan jumlah atau tingkat organisasi manajer, komputer yang nampak mengubah cara manajer melakukan pekerjaan mereka. Situasi ini mendorong prediksi bahwa komputer dan SIM mengakibatkan kelas elite baru para manajer yang trampil dalam mengoperasikan komputer dan metode kuantitatif yang khas dari pengambilan keputusan yang didukung komputer.

Ringkasan

Manajemen dapat dipandang sebagai suatu proses siklus planning, organizing, staffing, coordinating, controlling, planning…. dan seterusnya. Hal ini memungkinkan untuk berpikir bahwa manajemen sebagai piramida, manajer yang berorientasi strategi pada top management : jumlah yang lebih besar secara taktis diorientasikan manajer pada middle management, dan jumlah yang lebih besar manajer diorientasikan pada tingkat dasar. Semua manajer dilibatkan dalam semua fungsi sampai taraf tertentu, tetapi para top manajer kebanyakan memegang fungsi controlling, dan lower manajer memegang fungsi coordinating.

Aplikasi CBIS dalamdukungan manajemen dapat dibagi dalam kategori penggenerasian laporan, proses pemeriksaan, dan analisa data. Walaupun semua kemampuan CBIS mendukung semua fungsi manajemen sampai taraf tertentu, penggenerasi laporan merupakn yang terbaik disesuaikan untuk coordinating dan controlling, proses pemeriksaan mendukung planning dan organizing dengan baik, dan analisa data sangat membantu dalamperencanaan dan controlling.

Hal itu telah dipikirkan, pada tahun 1950, komputer akan mengikis tanggung-jawab middle manajemen. Studi terbaru sudah menunjukkan, bagaimanapun, bahwa proporsi middle manajer sama, walaupun telah ada suatu perubahan cara manajer (middle manajer, khususnya) sekarang membebaskan tugas-tugas mereka. Para manajer menjadilebih mungkin untuk menggunakan komputer dan metoda keputusan kwantitatif dibanding sebelumnya dan mempunyai waktu lebih untuk aktivitas kreatif sejak komputer melaksanakan banyak tugas rutin.

SYSTEMS CONCEPTS OF CBIS

CHAPTER 2

SYSTEMS CONCEPTS OF CBIS

General Systems Theory

Sebagian besar konsep sistem berkaitan dengan CBIS, yang dapat ditemukan dalam sekumpulan prinsip yang dikenal sebagai General Systems Theory (GST). Suatu sistem adalah sekumpulan komponen terkait yang bekerja untuk mencapai sasaran atau tujuan. Pengembang CBIS dan para manajer sering mengartikan GST sebagai suatu pemahaman bagaimana sistem kerja. GST menunjukkan bahwa proses sistem memproses input menjadi output, mengintegrasikan pengetahuan dari banyak disiplin ilmu, mempunyai komponen berbeda yang terbaik, dan harus diatur untuk mencapai tujuan ke arah yang diorientasikan.

Karakteristik Sistem

1. Systems transform inputs to outputs

2. Systems are interdisciplinary

3. Systems are holistic

4. Systems are differentiated

5. Systems are synergistic

6. Systems are hierarchical

7. Systems must be regulated

8. System are goal-oriented

Pendekatan Sistem

Beberapa pendekatan sistem bermanfaat dalam mempelajari CBIS, yaitu : disain sistim, peningkatan sistem, dan analisis sistem.

1. Desain sistim

The Scientific methods

Pendekatan yang sistematis untuk memecahkan masalah sering disebut The Scientific methods dan dihubungkan dengan Aristoteles. The Scientific methods terdiri dari lima langkah :

1. Memperjelas masalah
2. Membuat hipotesis
3. Observasi dan eksperimen
4. Menginterpretasikan pengamatan
5. Membuat kesimpulan

Proses Pengambilan Keputusan

Dewey menggunakan lima langkah serupa untuk menguraikan suatu proses " logical reflection", dan Ducker menggunakan lima proses langkah untuk pembuatan keputusan manajemen :

1. Mendefinisikan masalah
2. Analisa masalah
3. Membuat solusi alternatif
4. Memilih solusi yang terbaik
5. Mempraktekkan keputusan ke dalam tindakan yang efektif

Manajemen Keputusan

Penerapan the scientific method ke manajemen pembuatan keputusan dinyatakan lagi oleh Simon :

1. Mencari data dan permasalahan
2. Mebuat dan meneliti alternatif
3. Memilih alternatif yang terbaik

Tahap pengambilan keputusan ini, oleh Simon disebut intelligence, design, dan choice, sangat membantu dalam pemahaman proses dicision support dalam CBIS.

Proses Analisis Kuantitatif

Hal lain yang menyangkut scientific method dalam studi CBIS adalah proses analisis kuantitatif yang digambarkan oleh Anderson, Sweeney dan Williams pada tahun 1976 :

a. menggambarkan masalah

b. mengembangkan suatu model

c. menyiapkan data

d. memecahkan model

e. menghasilkan laporan

Penggunaan model dalam CBIS yang dibantu dengan pengambilan keputusan menjadi sangat baik jika dibuat perpustakaan program perangkat lunak yang dihubungkan dengan CBIS yang dikenal sebagai model base.

Disain sistim

Disain sistim sebagai suatu pendekatan memecahkan permasalahan dihubungkan dengan sistem, lebih sederhana dari scientific method, tetapi desain sistem juga menyertakan prinsip GST. Hanya tidak ada persetujuan universal atas suatu pendekatan sistem, bukan persetujuan atas karakterisitk disain sistim. Versi yang dibahas di sini adalah hasil pendekatan sistem itu sendiri, yang disatukan dari penafsiran disain sistim yang berbeda, tetapi hal itu menggambarkan pekerjaan Van Gigch :

a. menggambarkan masalah

b. mengidentifikasikan batasan sistem, suprasystem, dan hubungan dengan lingkungan sistem.

c. menetapkan sasaran hasil sistem

d. mencari dan menghasilkan alternatif.

e. Mengidentifikasikan keluaran yang menyangkut alternatif

f. mengevaluasi alternatif dengan membandingkan keluaran dengan sasaran hasil

g. memilih alternatif yang terbaik

h. menerapkan keputusan

2. Sistem Peningkatan

Peningkatan sistem adalah mengurangi dan introspektif. Peningkatan sistem melihat ke dalam dan memproses dari yang umum ke spesifik. Sedangkan disain sistim berorientasi pada masa depan dan usaha memprediksikan apa yang akan terjadi, peningkatan sistem melihat ke masa lalu dan mencoba untuk memperbaiki penyimpangan dari sasaran hasil sistem. Suatu versi yang dihasilkankan oleh Van Gigch, yang akan bertindak sebagai model :

a. menggambarkan masalah

b. menggambarkan subsistem

c. mengamati perilaku dari subsistem

d. membandingkan perilaku yang diamati dengan sasaran hasil

e. mengurai permasalahan ke submasalah

f. mengoreksi sistem dengan submasalah.

3. Sistem Analisa

Istilah analisa sistem digunakan dalam suatu pengertian yang agak dibatasi untuk menguraikan pendekatan sistem terhadap pengembangan CBIS. Secara harfiah, analisa merupakan kebalikan sintese. Proses sintese membangun keseluruhan dari komponen, sedangkan suatu proses analitik mengidentifikasi komponen secara utuh.

Mengapa analisa sistem sedemikian penting dalam pengembangan CBIS? Jawabannya adalah analisa sistem itu tidak diterapkan kepada sistem di bawah pengembangan, tetapi terhadap sistem yang sedang digantikan. Sistim informasi yang ada, baik sistem manual atau hanya sebagian yang diotomatisasikan, apakah mengurangi bagian komponennya untuk menyajikan gambaran yang lebih jelas dari apa yang harus dicapai oleh sistem baru. Analisa memusat pada kebutuhan informasi para manajer yang dilayani oleh CBIS, kedua kebutuhan itu dicukupi oleh sistem yang berjalan dan kebutuhan yang tidak tercukupi itu yang harus dicukupi oleh sistem yang baru.

Organisasi sebagai Sistem

Organisasi adalah sistem, karakterisitk sistem sebagai suatu organisasi, masukannya, keluaran, proses, mekanisme kendali, dan sebagainya, dicerminkan dalam organisasi CBIS.

1. Masukan

Data

Pertama, suatu perbedaan ada karena informasi dan data. Data masukan adalah koleksi fakta tentang unsur-unsur lingkungan : konsumen, para penyalur, pesaing, pemerintah, dan semacamnya. Data yang dikumpulkan oleh organisasi disebut data primary, sedangkan data yang dikumpulkan oleh para agen lain disebut data sekunder.

Informasi

Informasi, yang pada umumnya mempertimbangkan suatu keluaran dari suatu sistim informasi, juga merupakan suatu masukan ke dalam organisasi. Penjelasan tentang pertentangan nyata ini berada dalam fakta bahwa banyak sistim informasi dalam lingkungan dan keluarannya dari sistem informasi tersebut bertindak sebagai masukan ke dalam organisasi.

2. Keluaran

Data

Beberapa data, keluar dari sistem tidak diubah. Kadang, suatu sistem menerima masukan data dari lingkungan sistem, hal itu juga menghasilkan data yang menjadi masukan ke dalam lingkungan sistem.

Informasi

Kebanyakan informasi yang diproduksi dalam suatu sistem digunakan secara internal, oleh manajer, dan tidak nampak sebagai keluaran sistem. Betapapun, informasi yang diproduksi merupakan bagian dari sistem CBIS, sebenarnya suatu subsistem organisasi dan alat penghubung dengan lingkungannya dan tidak harus dengan lingkungan sistem.

3. Proses

Perubahan dari input menjadi output

4. Peraturan

Organisasi dikendalikan oleh para manajer. Para manajer menerima hasil sasaran dan tujuan dari lingkungan perusahaan, dan mereka membandingkan untuk mengeluarkan instruksi sesuai.

Karakteristik Lain Sistem

1. Organisasi adalah interdisciplinary

2. Organisasi holistic

3. Organisasi adalah diferensial

4. Organisasi synergistic

5. Organisasi hirarkis

6. Organisasi adalah gol diorientasikan

Ringkasan

Suatu sistem adalah sekumpulan komponen yang terkait yang bekerja bersama untuk mencapai sasaran atau tujuan. Pengembang CBIS dan para manajer sering membelokkan ke teori sistem umum/general system teory(GST) untuk pemahaman bagaimana sistem bekerja. GST menunjukkan bahwa sistem memproses input menjadi output, mengintegrasikan pengetahuan dari banyak disiplin akademis, mempunyai komponen berbeda dan terbaik secara keseluruhan, dan harus diatur untuk mencapai tujuan ke arah yang diorientasikan.

Walaupun GST membantu untuk memahami sistem, tidak semua orang setuju bahwa hal itu benar atau teori pemecahan masalah. Kritikus GST mengakui bahwa suatu pendekatan holistic tidak mungkin dapat dipraktekkan secara kompleks, sistem berteknologi tinggi dan spesialisasi yang ditanggalkan oleh GST mungkin perlu.

Permasalahan mengenai sistem meminta solusi sistem. Tiga pendekatan untuk memecahkan permasalahan sistem adalah disain sistim, peningkatan sistem, dan analisa sistem. Disain sistim, yang mendukung scientific method dan GST, bermanfaat dalam perencanaan untuk sistem baru, dan peningkatan sistem adalah suatu pendekatan yang baik untuk mengoreksi defisiensi dalam sistem yang sedang berjalan. Analisa sistem adalah pendekatan sistem terhadap pengembangan CBIS yang mengkombinasikan peningkatan sistem (sistem tua atau manual) dan disain sistim (sistem baru atau otomatis).

CBIS adalah subsistem organisasi. CBIS menggunakan informasi dan data untuk mencerminkan secara fisik bagian organisasi sistem. Untuk memahami CBIS, pertama harus mengenali dan memahami karakterisitik sistem dari secara fisik organisasi.